Fallstudie: KI-Assistent für eine Ergotherapiepraxis
Eine kleine Ergotherapiepraxis brauchte Entlastung bei Anfragen, Warteliste, Therapiedokumentation, Patienten-Handouts und täglicher Organisation. Ziel war kein Chatbot-Demo, sondern eine Assistenzschicht, die in den echten Praxisalltag passt.
Ausgangslage
Die Praxis hatte das typische Belastungsmuster vieler kleiner Dienstleistungsbetriebe: Anfragen kamen über verschiedene Kanäle, Dokumentation konkurrierte mit Therapiezeit und ein großer Teil der Organisation hing persönlich an der Inhaberin. Keine einzelne Aufgabe rechtfertigt sofort eine zusätzliche Vollzeitkraft. Zusammen erzeugen diese Aufgaben aber dauerhaft Reibung.
Das System wurde deshalb um die wiederkehrende Arbeit gebaut: Website-Anfragen, Wartelisten-Nachverfolgung, Therapiedokumentation aus Audio- oder Transkriptmaterial, patientengerechte PDF-Handouts, Tageslisten und wiederkehrende Praxisverwaltung.
Was umgesetzt wurde
Website-Anfragen und Wartelistenunterstützung
Das Website-Formular erfasst die relevanten Informationen vor der manuellen Rückmeldung: Kontaktdaten, Therapiebereich, Dringlichkeit und Anliegen. Aus verstreuten Nachrichten wird eine strukturierte Warteliste.
Dokumentationsunterstützung aus Audio und Transkript
Therapienotizen können in strukturierte Entwürfe und PDFs überführt werden. Die fachliche Prüfung bleibt bei der Therapeutin. Die erste strukturierte Fassung muss aber nicht mehr von Grund auf geschrieben werden.
Patienten-Handouts und wiederverwendbares Material
Der Assistent hilft bei patientengerechten Übungs- und Informationsblättern und erzeugt daraus wiederverwendbare PDF-Materialien für wiederkehrende Therapiesituationen.
Tägliche Organisation
Offene Aufgaben, Wiedervorlagen, Einkaufslisten, Doku-Rückstände und Wartelisteneinträge bleiben sichtbar. Der Nutzen liegt nicht nur in gesparten Minuten, sondern auch darin, dass weniger Dinge untergehen.
Messbare Aktivität bis 16. Juni 2026
Die Analyse basiert auf anonymisierten lokalen Arbeitsdateien, Memory-Logs, Website-Anfragen und erzeugten Doku- bzw. Handout-Artefakten. Klientinnen und Klienten werden nicht namentlich genannt.
Geschätzter betrieblicher Effekt
Eine reine Zählung einzelner KI-Interaktionen würde den Nutzen unterschätzen. Der betriebliche Wert entstand durch mehrere kleine Workflows zusammen: weniger manuelle Schritte bei Anfragen, schnellere Dokumentationsentwürfe, wiederverwendbare Handouts, sauberere Warteliste und weniger tägliches Neusortieren offener Arbeit.
Für eine kleine Praxis ist nicht nur die Gesamtstundenzahl relevant. Entscheidend ist, wo die Stunden verschwinden: Dokumentation nach Feierabend, wiederholte Anfragebearbeitung und die mentale Last, jede offene Aufgabe im Kopf behalten zu müssen.
Warum das Projekt funktioniert hat
- Der Assistent wurde um echte Praxisarbeit gebaut, nicht um eine generische KI-Funktionsliste.
- Die fachliche Verantwortung blieb bei der Therapeutin. KI erzeugt Entwürfe, Struktur und Wiedervorlagen.
- Das System löst mehrere kleine Engpässe, statt alles auf eine große Automatisierung zu setzen.
- Die Messung bleibt vorsichtig. Für die öffentliche Fallstudie wurden nur Zahlen mit klarer Quelle genutzt.
Kundenstimme
„Der Assistent nimmt mir Arbeit aus der Praxis ab, die vorher im Kopf hing oder nach Feierabend gelandet ist: Anfragen, Warteliste, Dokumentationsentwürfe, Handouts und offene Tagesaufgaben. Er ersetzt keine therapeutische Einschätzung. Er gibt Struktur, bereitet wiederkehrende Teile vor und hilft mir, den Praxisalltag im Blick zu behalten.“
Elisabeth Aster, Inhaberin einer Ergotherapiepraxis
Wann dieses Muster passt
Dieses Muster passt für Dienstleistungsbetriebe, in denen die Inhaberin oder der Inhaber noch der operative Engpass ist: Therapiepraxen, Handwerksbetriebe, lokale professionelle Dienstleistungen und kleine Teams mit wiederkehrender Dokumentation oder Kundenkommunikation. Weniger sinnvoll ist es, wenn die Arbeit zu unregelmäßig ist, der Prozess nicht verändert werden soll oder nur ein günstiger Website-Chatbot gesucht wird.